Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Atletiek Friek is een digitale coach- en planningstool voor gebruikers die trainingen voorbereiden, beheren of geven. Het platform is niet bedoeld voor rechtstreeks gebruik door atleten of kinderen. Voor vragen over privacy, inzage, correctie of verwijdering kun je ons bereiken via info@coachportaal.be.

Als je Atletiek Friek gebruikt in opdracht van een club, school, federatie of andere organisatie, kan die organisatie zelf ook verwerkingsverantwoordelijke zijn voor gegevens die zij jou laat invoeren of delen. Maak daarover intern duidelijke afspraken.

2. Welke gegevens verwerken we?

• Account- en identificatiegegevens: naam van de coach, e-mailadres wanneer je dit invult of via login gebruikt, technische installatie-ID en eventueel gebruikers-ID.
• Trainingsgegevens: zelfgemaakte trainingen, oefeningen, schema's, planning, notities, gekozen leeftijdsgroep, discipline, tags en publicatiestatus.
• Uploads en opnames: foto's, pdf's, video- of audiobestanden die je zelf toevoegt om trainingen te importeren of reflecties te laten analyseren.
• Reflectiegegevens: transcripties, samenvattingen, feedbackpunten en analyse-uitkomsten van opgenomen coachmomenten.
• Meldingen en feedback: push-token of OneSignal-ID, notificatievoorkeuren, interacties met campagnes en antwoorden op feedbackvragen.
• Gebruik en technische gegevens: schermweergaven, app-events, apparaat- en sessie-informatie, foutinformatie en beveiligings-/rate-limitgegevens.
• Website-wachtlijst: e-mailadres als je het wachtlijstformulier invult.

3. Waarom verwerken we deze gegevens?

• Uitvoering van de dienst: de app laten werken, trainingen bewaren, planning tonen, import en reflectie verwerken en instellingen synchroniseren.
• Toestemming: camera, microfoon, foto's, documenten en pushmeldingen gebruiken we alleen wanneer jij daarvoor toestemming geeft via je toestel of in de app.
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging, misbruikpreventie, foutopsporing, productverbetering en beperkte statistieken.
• Wettelijke verplichting: voldoen aan verzoeken van bevoegde autoriteiten en verplichtingen rond gegevensbescherming.
• Communicatie: reageren op vragen, wachtlijstcommunicatie sturen en belangrijke product- of veiligheidsmeldingen bezorgen.

4. Externe diensten en subverwerkers

Atletiek Friek gebruikt externe diensten om de app veilig en bruikbaar te maken. We delen alleen gegevens die nodig zijn voor die functie.

• Convex EU West: database, bestandsopslag, serverfuncties, realtime synchronisatie en beveiligings-/rate-limitgegevens. De appdeployment is ingesteld op de EU-regio Ierland.
• Clerk: authenticatie en accountbeheer wanneer login actief is.
• PostHog EU: productanalytics voor appverbetering wanneer analytics actief is. Session replay staat standaard uit; als we dit later activeren, doen we dat alleen met passende masking en toestemming waar nodig.
• OneSignal / Expo Notifications: pushmeldingen, notificatievoorkeuren, tags zoals appfase en gekozen groep.
• Google Gemini: AI-import van foto's, pdf's en trainingsinhoud wanneer je de importfunctie gebruikt.
• Groq en/of AI-diensten: transcriptie en analyse van door jou geüploade audio, foto's, pdf's of trainingsinhoud wanneer je import- of reflectiefuncties gebruikt.
• Netlify: hosting van de website en verwerking van het wachtlijstformulier. De publieke website gebruikt lokale styling en afbeeldingen, zonder externe analytics- of styling-CDN's.

Wanneer een dienst gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, baseren we ons op passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen of de beveiligings- en privacyvoorwaarden van de leverancier.

5. Wat doen we niet?

• We verkopen geen persoonsgegevens, e-mailadressen, trainingsgegevens of atleetinformatie aan adverteerders of derde partijen.
• We gebruiken persoonlijke trainingsinhoud niet om zonder toestemming publieke content te maken.
• We vragen je om geen medische dossiers, rijksregisternummers, adressen van minderjarigen of andere strikt gevoelige gegevens in de app te plaatsen.

6. Minderjarigen en atleten

Atletiek Friek is bedoeld als hulpmiddel bij begeleiding en training, niet voor rechtstreeks gebruik door kinderen. Als je informatie over atleten of minderjarigen invoert, beperk die informatie dan tot wat strikt nodig is voor de training. Gebruik bij voorkeur voornamen, initialen of groepsaanduidingen en plaats geen gevoelige medische informatie in vrije tekstvelden, foto's of opnames.

7. Bewaartermijnen

Gegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor de werking van je account, de gekozen functies, beveiliging, foutopsporing en wettelijke verplichtingen. Ruwe reflectie-audio wordt alleen tijdelijk bewaard voor analyse, heranalyse en foutopsporing en wordt normaal uiterlijk na 7 dagen automatisch verwijderd, tenzij je de opname eerder wist. Analyse-uitkomsten, transcripties en trainingsgegevens blijven bewaard zolang je ze in de app bewaart.

In de app kun je een privacy-export maken en alle appdata van deze installatie verwijderen. Die verwijderactie wist lokale appdata en de Convex-clouddata die aan je installatie-ID gekoppeld is. Voor gegevens die al door subverwerkers buiten onze directe appdatabase verwerkt zijn, of voor extra verzoeken rond inzage, correctie, overdraagbaarheid of beperking, kun je contact opnemen via info@coachportaal.be of de instructies volgen op data verwijderen.

8. Beveiliging en datalekken

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeperking, veilige opslag bij gespecialiseerde leveranciers, validatie van uploads, bestandslimieten en rate limiting. Geen enkel digitaal systeem is volledig risicovrij. Vermoed je misbruik, ongeoorloofde toegang of een datalek, meld dit onmiddellijk via info@coachportaal.be.

9. Jouw rechten

Je hebt, binnen de grenzen van de wet, recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar tegen bepaalde verwerkingen en intrekking van toestemming. Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via gegevensbeschermingsautoriteit.be.

10. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer de app, wetgeving of gebruikte leveranciers wijzigen. Bij belangrijke wijzigingen plaatsen we een duidelijke update op deze pagina of in de app.